Activiteitgericht werken is een specifieke manier om kantoorruimte te ontwerpen door eindgebruikers verschillende ruimtetypologieën aan te bieden die aan hun werkbehoeften voldoen. Of het nu gaat om gesloten ruimtes voor focus werk, loungeruimtes voor informeel overleg met collega's of open brainstormruimtes voorzien van de nodige technologie, de werkomgeving past zich aan de behoeften, eisen en activiteiten van de eindgebruikers aan. Activiteitgericht werken is een manier om tegemoet te komen aan de wens van werknemers naar een evenwichtigere werkstijl en meer flexibiliteit. Dit systeem ondersteunt de werknemers die het kantoor gebruiken om zowel individuele als collaboratieve activiteiten uit te voeren, maar niet dagelijks. Deze specifieke lay-out kan het best worden geïmplementeerd als vrij adres, zonder speciale zitplaatsen en werknemers die zich melden in een gedeelde zone of buurt. Deze aanpak stelt werknemers in staat om effectief en verbonden te zijn terwijl ze op kantoor zijn en stelt werkgevers in staat om efficiënt om te gaan met hun ruimtestrategie. Een bijkomend voordeel van activiteitgericht werken is het delen van ideeën en informatie, aangezien werknemers zich op basis van hun activiteiten van de ene ruimte naar de andere begeven, in plaats van zich strikt te beperken tot toegewezen zones of verdiepingen op basis van afdeling of specialiteit.

Om de hoeveelheid bekabeling die nodig is om laptops op de werkplek aan te sluiten te verminderen, worden plug 'n play-oplossingen steeds populairder onder werkgevers. In de praktijk kan de werknemer met behulp van een dockingstation zijn computer aansluiten op de schermen op de werkplek, toegang krijgen tot het snelle internetnetwerk of zelfs de laptop opladen, en dat alles door er één kabel op aan te sluiten. Deze werkplektechnologie is erop gericht de efficiëntie en productiviteit van de werknemers te verbeteren, aangezien de connectiviteit op kantoor wordt gestroomlijnd.

Aangezien de behoefte aan vergaderruimte binnen bedrijven en organisaties de laatste jaren is toegenomen, hebben werkplekken zich moeten aanpassen om werknemers een efficiënte manier te bieden om het gebruik van deze ruimtes te beheren. Voorbij zijn de dagen van het sturen van een e-mail naar de receptie van het bedrijf met de details van de vergadering, samen met een verzoek om een vergaderruimte te reserveren. In ons huidige digitale wereld doen bedrijven steeds vaker een beroep op geïntegreerde technologie om aan interne behoeften te voldoen. Werknemers kunnen bijvoorbeeld rechtstreeks een ruimte reserveren via een interactief scherm aan de ingang van de ruimte, of zelfs via hun digitale berichtensysteem. Een centrale software verzamelt de gegevens van deze verschillende kanalen om nauwkeurig overzicht uit te brengen over de realtime beschikbaarheid van de verschillende ruimten.

Door de exponentiële groei van nieuwe technologie (Building Information Models (BIM), Internet of Things en kunstmatige intelligentie) ondergaan kantoorgebouwen en de werkomgeving een grondige transformatie. Gebouwen worden slimmer door het gebruik van IoT-sensoren. Door middel van temperatuur-, licht- en kooldioxidesensoren kunnen verwarming, koeling en verlichting worden aangepast op basis van bezettingsgraad en gebruikte zones, waardoor de energiekosten dalen en de CO2-voetafdruk van het gebouw kleiner wordt. Werkplekken eenvoudiger en functioneler maken is een ander voordeel van nieuwe technologie. Aanbiedingen zoals CBRE Host, een ervaringsgerichte product suite die mensen en ruimtes met elkaar verbindt en optimaliseert door middel van tech-enabled diensten en community interacties, maken het proces eenvoudiger. De app-component van Host kan bijvoorbeeld een routebeschrijving geven naar een open vergaderruimte. Werknemers kunnen ook vergaderingen plannen met collega's, werkplekken reserveren, eten en drinken aanvragen en toegang krijgen tot de reparateurs en onderhoudsprofessionals van het gebouw.

Flex-desking of hotdesking is een manier om kantoorruimte efficiënter te benutten. Zonder aangewezen werkplekken kunnen werknemers kiezen waar ze willen zitten (al dan niet in aangewezen zones per afdeling). Meestal wordt flex-desking gecombineerd met een clean-desk policy waarbij werknemers persoonlijke spullen in lockers moeten opbergen. Als flex-desking goed wordt georganiseerd, stimuleert het de samenwerking en creativiteit, en bevordert het de communicatie en teamgeest onder werknemers. Als de kantoren aan het eind van de dag worden leeggemaakt, is de kantoorvloer netter en gemakkelijker schoon te maken. Wanneer het personeel afwezig is bij vergaderingen, thuiswerkt of op vakantie is, is flex-desking zowel ruimte- als kostenbesparend omdat er minder kantoorruimte nodig is voor hetzelfde aantal werknemers. Deze ruimtewinst wordt vaak gecompenseerd door meer "wij-ruimte", zoals bijvoorbeeld loungeruimten of formele en informele vergader- en break-outruimten.

Omdat vergaderingen elkaar opvolgen maar er niet noodzakelijk hetzelfde uitzien, hebben werkgevers en ontwerpers van werkruimten samen nagedacht over verschillende typologieën van ruimten naargelang van het soort vergadering dat moet worden gehouden. Een ruimte die is uitgerust met alle nodige technologie voor videoconferenties zal werknemers in staat stellen om zelfs op afstand te vergaderen, waarbij moet worden gezorgd dat de geluids- en beeldkwaliteit voldoende zijn om een naadloze ervaring mogelijk te maken. Voor brainstormsessies wordt de voorkeur gegeven aan een gesloten of open ruimte met bijvoorbeeld een interactief digitaal scherm voor het maken van aantekeningen. Wat ook het uiteindelijke gebruik is, vergaderruimten moeten altijd voldoen aan de criteria van comfort, welzijn en connectiviteit, zodat werknemers in de beste omstandigheden kunnen vergaderen naargelang hun behoeften.

Een andere belangrijke technologische revolutie in onze werkomgevingen is het delen van documenten en presentaties op het scherm. Er is niet langer een HDMI of andere kabel nodig om een laptop aan te sluiten op een scherm in een vergaderzaal. Met behulp van software zoals Solstice is het mogelijk om met een paar klikken de inhoud van uw keuze over te brengen naar een specifiek scherm. De verbinding tussen de computer en het scherm is immaterieel, bijvoorbeeld door een code te gebruiken die op het scherm wordt weergegeven. Deze operatie vereist geen bedrading, is snel en maakt een grotere flexibiliteit van de ruimte mogelijk.

Co-working ruimtes zijn flexibele werkplekken waar verschillende huurders een of meer werkplekken of andere formele en informele ontmoetingsruimten bezetten. De ruimtes kunnen worden geprivatiseerd voor de vertrouwelijkheidsbehoeften van een organisatie. Co-working ruimtes worden gewoonlijk door bedrijven gebruikt als een flexibiliteitsmiddel, waardoor hun werknemers, door vooraf werkplekken te reserveren, niet naar het hoofdkantoor hoeven te reizen, maar locaties dichter bij huis kunnen kiezen. Deze multi-huurders werkplekken bieden meestal diensten aan die gericht zijn op het welzijn van de huurders, zoals een koffiehoek, een loungeruimte of cateringmogelijkheden. Aangezien fysieke werkplekken moduleerbaar moeten blijven, is de toegenomen flexibiliteit van de werknemers zelf belangrijk, met de mogelijkheid voor werknemers om vanaf een alternatieve locatie te werken.

Biofilie of biofilisch ontwerp is een ontwerpconcept voor gebouwen of interieurs dat verwijst naar de verbondenheid van de mens met de natuurlijke wereld. Onderzoek over het onderwerp toont aan dat biofiele elementen de gezondheid en het welzijn van mensen verbeteren. Het werd voor het eerst geïntroduceerd in Edward Wilson's boek The Biophilia Hypothesis uit 1984.

Dus uitzicht op de natuurlijke omgeving (waar mogelijk), beter natuurlijk licht, ruimten op menselijke schaal, materialen uit de natuur en natuurlijk planten en levende wezens - zelfs auditieve prikkels zoals vogelgezang en het geluid van water - dragen allemaal bij tot het versterken van onze band met de natuur.

We zien nu dat groen opnieuw wordt geïntroduceerd op de werkplek met een reeks beplantingen; echt en nep, eetbare planten, interne levende muren. Moswanden hebben bewezen een minimum aan onderhoud te vergen en dragen bij tot het verzachten van slechte akoestiek en achtergrondlawaai.

Uit een onderzoek in samenwerking tussen CBRE en de Universiteit Twente bleek dat meer dan 60% van het personeel zich gelukkiger, gezonder en energieker voelde in hun werkomgeving wanneer planten werden geïntroduceerd. De resultaten gaven ook aan dat beplanting bijdroeg aan een verbetering van de prestaties met meer dan 10%. Wat ook interessant was, was dat kunstplanten ook een positieve invloed hadden op het welzijn van de bewoners.

Technologie-applicaties lopen voorop in het leveren van intuïtieve oplossingen voor werknemers om hun dagelijkse interacties binnen hun gemeenschap, werkplek en zelfs met elkaar te stroomlijnen. Van het plannen van gezondheidsonderzoeken en reserveringen tot het mogelijk maken van een touchless ervaring, deze apps worden steeds geavanceerder en prominenter als een essentieel onderdeel van de werknemerservaring. Een van de belangrijkste doelen van deze apps is om werknemers in staat te stellen beslissingen te nemen met productiviteit in het achterhoofd, door ze te koppelen aan aanbevelingen op basis van hun gewenste werkstijl, met wie ze afspreken en de diensten op de werkplek, om zo een echte en optimale gebruikerservaring te creëren. Kunstmatige intelligentie-gedreven aanbevelingen worden verwacht om werknemers te helpen weloverwogen beslissingen te nemen over wanneer ze naar kantoor gaan op basis van vergaderschema's en werkpatronen van andere collega's. Dit om de samenwerking tussen een vloeiender personeelsbestand te bevorderen.

In een poging om milieuvriendelijker en duurzamer te zijn, hebben bedrijven verschillende stappen ondernomen om hun activiteiten zo papierloos mogelijk te maken. Om het papierverbruik te verminderen, maken werknemers steeds vaker gebruik van digitale archivering. Sommige printers zijn ook uitgerust met badgelezers, zodat werknemers hun printopdrachten moeten valideren, wat bijdraagt tot het milieubewustzijn.